Boekhouding en verplichtingen rond Affiliate marketing.

Boekhouding en verplichtingen rond Affiliate marketing.

Sinds jaar en dag ben ik ondernemer van kapsalon Rober, persoonlijk weet ik daarom dan ook hoe belangrijk het is om een goed en gestructureerde boekhouding te hebben om op zeker problemen met de fiscus te voorkomen.

Voor mijzelf is het dan ook geen vraagstelling meer of dit belangrijk is voor een goed overzicht te behouden tussen inkomsten en uitgaven.

Misschien denk je bij jezelf, ja maar ik verdien er nu nog niets mee, dus boekhouding komt later nog wel eens een keertje.

Toch wil ik hiermee nog eens benadrukken dat je er niet vroeg genoeg mee kan beginnen, ook al heb je nog geen inkomsten hieruit.

Je wilt neem ik aan toch graag weten wat je allemaal geïnvesteerd en uitgegeven hebt om als bijvoorbeeld affiliate marketing uit te voeren of dat je hiermee al langer bezig bent en daar dus ook kosten voor hebt gemaakt.

Het word uiteraard echt wel een noodzaak om te boekhouden als je meer inkomsten gaat regenereren, omdat je dan te maken krijgt met BTW afdracht, en met welk BTW percentage moet je rekenen? en uiteraard de Inkomstenbelasting.

In dit artikel wil ik wel benadrukken dat een gezonde bedrijfsvoering valt of staat met een boekhouder die weet waar hij of zij over praat, daar bedoel ik mee dat er helaas ook mensen zijn die zich uitgeven voor boekhouder maar eigenlijk deze naam niet mogen voeren daar ze er ronduit een Jan Boel van maken, met andere woorden een klere zooitje.

Als advies wil ik dan ook mee geven om goed te kijken naar de certificering van de boekhouder of je kijkt simpelweg of je een goede of slechte review er over kan vinden, dit verklaart vaak ook al een heleboel op het gebied van vertrouwen en samenwerking.

Boekhouding bijhouden waarom dat dan?

Zoals hierboven in de intro al aangegeven is het zodra jij actief word met ondernemen er aan bepaalde eisen voldaan moet worden en het in Nederland nu eenmaal zo is dat de Belastingdienst jouw dan ook aanmerkt als ondernemer.

Als je een bedrijf samen met een vennoot opgericht hebt, krijg je overigens met vennootschapsbelasting te maken, en word het betrekken van een boekhoudkantoor als van essentieel belang.

Wat hier ook belangrijk is om te weten, is dat bij een ondernemersvorm zoals bijvoorbeeld een V.O.F dit in een akte vastgelegd dient te worden zodat verdelingen en inbreng van de vennoten duidelijk op papier moeten komen te staan.

Dit laat je uitvoeren door een notaris en daaraan gekoppeld verwerkt de boekhouder het in jouw jaarstukken die opgesteld moeten worden voor de fiscus.

Indien je dus een ondernemer bent, of als zodanig word aangemerkt heb je best wel met enkele verplichtingen te maken om te kunnen blijven voldoen aan wettelijke bepalingen die gesteld worden om een bedrijf überhaupt te mogen voeren.

Zo is het bijvoorbeeld een verplichting dat je een sluitende boekhouding aan moet kunnen leveren. Alleen om deze redenen is het al aan te raden om een boekhouding bij te houden.

Met de boekhouding heb je immers inzicht in jouw financiële status. Je weet hoeveel geld er elke maand binnenkomt en je hebt ook al jouw uitgaven netjes op een rijtje staan.

Op basis daarvan kun je de juiste beslissingen nemen voor jouw (affiliate) business.

Als je een correcte boekhouding voert dan heeft dit ook als positief resultaat dat jij precies kan zien wat de progressie is in het verdienverhaal , als je dan constateert dat de verdienste een stijgende lijn vertonen heeft dit tot gevolg dat dit heel motiverend werkt in jouw gedachte gang.

Hiermee gezegd hebbende dat het dus zaak is om gelijk aan de slag te gaan met jouw boekhouding, op termijn trek je hier dus alleen maar de positieve vruchten van.

Waar op te letten bij een correcte boekhouding?

In een correcte boekhouding dienen alle inkomende inkomsten en uitgaande betalingen {facturen} verwerkt te worden.

De uitgaande facturen zijn alle facturen die je ontvangt van jouw of voor jouw business of affiliate netwerken.

Deze facturen en of rekeningen stel je niet zelf op, maar kun je in het portal van het betreffende netwerk downloaden.

Nadat je deze factuur gedownload hebt, kun je deze in jouw boekhoudprogramma verwerken, persoonlijk ben ik nog van de oude stempel en naast de digitale boekhouding adviseer ik voor het overzicht de rekening uit te printen en te verwerken in een map.

Eenvoudigweg om de reden dat als een systeem zou crashen je nog een alternatief hebt waardoor waardevolle informatie niet verloren zou gaan, en mocht dit gebeuren dan maak je jouw boekhouder hier ook dolgelukkig mee omdat er een papieren back/up is.

Alle facturen waar je op zakelijk gebied mee te maken hebt, moeten in jouw boekhouding verwerkt worden.

Je kunt deze facturen aan een bepaalde rubriek koppelen, waardoor je ook alle uitgaven en inkomsten duidelijk inzichtelijk kunt maken.

Zo kun je duidelijk in beeld krijgen hoeveel geld je uitgeeft aan bijvoorbeeld blijvende kosten of op {affiliate} marketing en aan bijvoorbeeld content of de marketing die je ook mag voeren. 

Ook kun je op deze manier de inkomsten activiteit per {affiliate} netwerk opsplitsten.

Je ziet dan in één oogopslag bij welk {affiliate} netwerk of activiteit je in een bepaalde maand jouw het meeste geld opgeleverd hebt.

Affiliate marketing extra aandachtspunten bij boekhouding.

In mijn eigen boekhouding van kapsalon Rober, heb je ook gewoon met inkomende omzet en uitgaande facturatie te maken, echter wijkt dit niet echt veel af van het concept affililiate marketing, en combineer ik dit dan ook in deze boekhouding door de affiliate business te gebruiken als reclame voor kapsalon Rober.

Als je echter met veel buitenlandse affiliate netwerken werkt, let er dan wel op dat daar ook belasting over dient te worden betaald, echter kan het zijn dat deze belasting is verlegd.

Het kan ook zo zijn dat je er in Nederland gewoon nog belasting over dient af te rekenen.

Kijk hier dus kritisch naar om later voor verdere verassingen te komen staan.

Neem een goed boekhoudkantoor in de hand om navraag te doen of stel je vraag aan de Belastingdienst.

Als je geld verdient met affiliate marketing of een andere vorm van ondernemen dan is het helaas zo dat daar belasting over verschuldigd is.

Welke belastingen rekenen we af in Nederland.

Het gaat hierbij om de volgende soorten belasting:

• Omzetbelasting: deze belasting staat ook wel bekend als ‘btw’{belasting toegevoegde waarde.}
• Over al jouw inkomsten moet je 9% of 21% btw afdragen. In sommige gevallen wordt deze btw op de factuur in dit geval kapsalon of door het affiliate netwerk benoemd, maar in sommige gevallen ook niet.
• Inkomstenbelasting: ook moet je één keer in het jaar inkomstenbelasting doen. Dit gebeurt volgens de belastingschijven die voor het betreffende jaar opgesteld zijn, maar je kunt mogelijk wel gebruik maken van aftrekposten. Dankzij deze aftrekposten weet je jouw fiscale winst te verlagen, waardoor je minder belasting hoeft te betalen.
• Vennootschapsbelasting: doe je jouw affiliate business samen met een compagnon of levenspartner. Dan is de kans groot dat jullie voor de rechtsvorm ‘VOF’¨{vennootschap onder firma} gekozen hebben.
• In dat geval is het van belang om vennootschapsbelasting te betalen; deze belasting betaal je over de behaalde winst. Over al het salaris dat je aan jezelf uitgekeerd hebt, dien je vervolgens ook inkomstenbelasting te betalen.

Welke belasting jij precies moet betalen, is afhankelijk van jouw rechtsvorm.

Indien je een eenmanszaak hebt, kun je sowieso rekening houden met de omzet- en inkomstenbelasting.

Door jouw boekhouding gaandeweg het jaar netjes en correct bij te houden, weet je dat het betalen van deze belasting voor jezelf een stuk makkelijker is te houden.

Een goed boekhoudprogramma is essentieel en neemt bovendien veel werk voor jou uit handen doordat het overzicht voor jezelf duidelijk blijft.

BTW Sparen.

Het is hoe dan ook belangrijk bij elke vorm van ondernemen dat je er rekening mee houd dat niet alles winst is bij de omzet die je draait.

Stel nou dat je in één maand tijd bij een bepaald affiliate netwerk 2.000 euro aan commissie verdiend hebt. Is dit bedrag dan al inclusief de 21% btw? Of is dit bedrag dan exclusief de 21% btw?

Dat verschilt van affiliate netwerk tot affiliate netwerk. Als het bedrag exclusief de 21% btw is, krijg je van het netwerk in ieder geval 2420 euro uitbetaald. Van dat bedrag kun je direct 420 euro apart zetten voor het betalen van de omzetbelasting.

Tegenwoordig heb je bij sommige banken al het voordeel dat bij een zakelijke rekening je de BTW gelijk kan sparen van de omzet die je gedraaid hebt, zo voorkom je problemen of verassingen van nog te betalen vorderingen fiscus.

Voor buitenlandse affiliate netwerken kun je het beste contact opnemen met de Belastingdienst. De medewerker van de Belastingdienst kan jou compleet (en correct) informeren over de verrekening van de btw.

Als je een goed boekhoudkantoor hebt moeten deze uiteraard de expertise hebben om dit goed te kunnen uitvoeren in de verrekening van de BTW richting Fiscus.

Boekhoudprogramma`s

Om jouw boekhouding bij te kunnen houden, heb je eigenlijk twee dingen nodig:

• Een boekhoudprogramma: met een boekhoudprogramma heb je nagenoeg geen omkijken naar jouw boekhouding. Binnen dit programma kun je alle transacties aan de juiste rubriek koppelen, waarna het programma voor de verwerking van de transacties zorgt. Zo worden bijvoorbeeld direct de juist financiële rapportages door het programma opgesteld.
• Tijd: voor het bijhouden van jouw boekhouding heb je ook tijd nodig. Je moet facturen uploaden, je moet btw aangifte doen en je moet af en toe jouw financiële status bekijken.

Het beste boekhoudprogramma.

Je kunt uit meerdere goede boekhoudprogramma’s kiezen. Om uiteindelijk tot de juiste keuze te komen, is het goed om naar de functies en het prijskaartje te kijken.

Voor sommige boekhoudprogramma’s betaal je bijvoorbeeld 10 euro in de maand, terwijl je voor andere programma bijvoorbeeld 25 euro in de maand moet betalen.

Tegelijkertijd zijn sommige boekhoudprogramma’s ook een stuk uitgebreider dan andere programma’s. Wij raden je dan ook aan om een goed vergelijk te maken op het gebied van functies en het prijskaartje. Daarbovenop komt ook nog het volgende; kijk goed of het boekhoudprogramma ook een app heeft.

Met een app ben je namelijk in staat om jouw boekhouding bij te houden op jouw smartphone. Gemak dient de affiliate marketing ondernemer; maak het met een dergelijke app dus zo makkelijk mogelijk voor jezelf. 

Enkele aanraders:

• Acumulus
• Snelstart
• Jortt
• Moneybird
• Exact
• MoneyMonk

Mijn persoonlijk advies is: Neem een boekhouder!

Als Ondernemer zijnde is toch wel mijn advies om een boekhouder in het armpje te nemen.

In Nederland zijn er zoveel fiscale wetten dat je persoonlijk het bos niet meer van de bomen kunt scheiden en is het dan ook van belang een goed boekhoudkantoor in de arm te nemen die hier voldoende expertise in huis heeft om tot een juist eind resultaat te komen op boekhoud gebied.

Hierbij in acht te nemen voordat je die boekhouder gaat inschakelen er een oploop is aan inkomsten en als je al veel geld mee zou verdienen het handig is om hier zo min mogelijk belasting over te moeten betalen.

Daarnaast is het soms ook noodzakelijk om een jaarrekening op te laten stellen. Ook dit kun je doen door een boekhouder of een accountant; dit is bijvoorbeeld het geval als je een BV, NV of VOF hebt. 

Tevens is het aan te raden om dit te doen als je écht totaal niets af weet van boekhouden of gewoonweg dit niet jouw interesse heeft.

Een boekhouder is dan ook echt een meerwaarde maar kost helaas ook geld, maar een boekhouder neemt ook werk voor je uit handen en tijd is ook in principe geld.

Alle tijd die je hiermee weet te besparen, kun je vervolgens weer besteden aan jouw business en als dat goed gaat levert dat weer geld op.

Met andere woorden: een boekhouder kan in sommige situaties behoorlijk handig zijn. Neemt niet weg dat een boekhouder in sommige situaties ook overbodig is.

Probeer daarom voor jezelf te bepalen of een boekhouder van meerwaarde kan zijn voor jou en jouw business.

Het blijft wel een aandachtspunt voor datgenen wat je dus wel zelf kunt doen aan boekhouden je dit bespaart op het uurloon dat de boekhouder jouw aanrekent als hij dit voor jouw uitvoert, wees dus ook niet te lui en wat je in eigen beheer kunt uitvoeren is weer een besparing.

Tot Slot.

Wil jij toch niet uitbesteden en denk je dat je het allemaal zelf kan!

Dan kan ik als advies mee geven om vooral op de bovenstaande punten die al aangehaald zijn zonder verder in herhaling te gaan, goed op te letten dat je geen grove fouten maakt.

Niemand wilt uiteindelijk in een situatie belanden waar je moeilijk of niet meer uit kunt komen op financieel gebied.

Schroom daarom dan ook niet om op tijd om hulp te vragen, het spreekwoord zegt niet voor niets:

Voorkomen is beter dan genezen.

Succes.